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ビジネス

恥ずかしい思いをしないビジネスメールを確認する!

 ビジネスに限った事ではないですが、メールでのお礼・案内・連絡等々ありますよね。
最近ではLINEを使ったやり取りが多いので、友人や兄弟だったらいいのですが、ビジネスシーンでは・・・。
ありがちな失敗、間違い、ミスを改善していきましょう

 

 

親しき仲にも礼儀あり

 

 メールは文語体(ぶんごたい)ですので、ついつい堅い(かたい)印象を与えてしまうものです。
口語体(こうごたい)の様にしたくなる気持ちは痛いほど分かります。

 

 わし、堅いですか?

 

文語体とは:書き言葉
口語体とは:話し言葉

 

 そもそも文語体と口語体は分けて考えられていました。明治時代に言文一致運動が起こります。
『普段使っている話し言葉を文章に使っていいんじゃねぇ。』って感じです。

 

 古典的(こてんてき)な表現方法である文語体。なので、現在でも俳句や川柳が堅苦しい〔俳句、川柳の方々すみません。〕のは、文語体の文化を継承しているからでしょう。

 

 このためメールを打つ時に仲が良いからと『堅苦しくないか』『ちょっとよそよそしいかな』などを考えてしまいがち。そのためフランクな書き方になるかもしれませんが、それはやめた方がいいでしょう。『ちょっとぐらいいいか。』と絵文字や顔文字を使うのはダメですよ。(笑)もダメです。

 

 相手方が上司にメールの内容を確認してもらうとも限りません。
親しき仲にも礼儀ありですよ。

 

 

 

漢字の誤変換に要注意!

 

 パソコン、携帯電話、スマートフォンと漢字を書く機会がどんどん減っている昨今。
わしも全然書けません。(笑)←メールじゃないからいいでしょ・・・。
笑い事じゃないんですけどね。

 

 漢字を書かなくなって困ってしまうのが、『この漢字で合っているのか?』という事です。

書く?
搔く?
描く?
欠く? ←いや減っちゃダメだろ。

 

 そんなこんなで、漢字の意味を調べなおして『あ~この字で良かったんだ。』となるわけです。うわっ、まただ。と、何度もやっていると、ついつい見落としてしまった漢字が間違えている事ありませんか?

 

 だいぶ前のテレビコマーシャルで『さばいばる』の誤変換で、『鯖威張る』というのがありましたね。あそこまでではないですが、ちょっと共感しちゃうなぁ。(汗)

自分を変えたい人に必要なのは、ちょっとした勇気です。

 

 念には念を入れて、細部まで確認して漢字の誤変換をなくしましょう。

 

 

 

送信先、相手先の名前を間違える

 

 「あ~あ、終わったな。」って思いますよね。ビジネスでは私はまだやっていませんが、プライベートでしょっちゅうやらかしています。(泣)

 

彼女に送るはずが母親に。
友人に送るはずが彼女に。
アドレス帳の一つ上、一つ下。
同姓同名の違う友人に。

 

 送信先の間違いは、もう挙げたらきりがないですよ。ホントに。

 

 取引先や顧客などの名前間違いは契約破綻(けいやくはたん)など重大な損害(そんがい)になりかねません。送信先の間違いも同様です。社内秘や機密文書、トップシークレットなどは、「終わったな・・・」です。

 

 送信先、担当者の名前、役職、会社名は細心(さいしん)の注意を払って(はらって)くださいね。

 

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ビジネスメールの様式(ようしき)

 

 『ビジネスメールはこうあるべき』といったものは存在しません。・・・しないですよね。
私の不勉強かもしれないので、あったらごめんなさい。

 

 ただ、ある程度の様式は存在すると思います。
それを紹介していきます。

 

・件名

 こちらに要件(ようけん)を書くのも良いと思います。
メールを開く前にどんな事に対してのメールか一目で分かりますからね。

 

 返信の場合は“Re:”をそのままで送りましょう。
急ぎの場合は、【至急】を先頭につけるのもいいですね。

 

・宛名

◯◯株式会社御中
ご担当:◆◆様

 

 こちらは手紙と一緒ですね。
会社名、組織名(そしきめい)には“御中”
担当者名(たんとうしゃめい)には、“様”

 

 あとは極稀(ごくまれ)にですが、相手が通常の組織におらず、出向先などの別の場所に送る時は“気付(きづけ)”を付けます。

 

例:株式会社▲▲ 気付
  ◯◯株式会社
  ご担当:◆◆様

 

 メールは他の人に転送されていたり、他の担当のメールが多く入ってくる人もいます。
宛名を記入する事で対応漏れ(たいおうもれ)が起こりにくくなります。

 

・挨拶文

 

 こちらは簡単な挨拶で構いません。

先日はお世話になりました。
∇∇株式会社の◎◎と申します。

はじめまして。
∇∇株式会社の◎◎と申します。

・本文

 

 なるべく簡潔(かんけつ)な要件のみを書くようにしましょう。
また、三行書いて一行空けるなど、読みやすい構成(こうせい)が好ましいですね。

 

 

・結びの一言

 

 結びの一言があるのと無いのでは、結構(けっこう)な違いがあるものです。
ビジネスメールとしては欠かせないものですね。

 

例:宜しくお願い致します。
  お返事お待ちしております。

などなど。

 

・署名

 

 自分の会社名や組織名、部署名、役職や名前、電話番号、eメールアドレス。名刺と同じ情報を書きます。

 

 毎回使用するものですので、お使いのメールソフトで設定しておくのが良いでしょう。

 

 

まとめ

 

 メール一つかもしれませんが、人となりが表れるものです。社会人として、ビジネスマンとして、オトナとして、抑えて(おさえて)おきたいマナーのひとつです。
注意しないといけない事、確認するべき事も多いですが、頑張りましょう。

 

 『あなたが間違って覚えている言葉遣い』も書きたいのですが、それはまた別の機会に・・・。
ありがとうございました。

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