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ビジネス

恥ずかしい思いをしないビジネスメールを確認する!

ビジネスに限った事ではないですが、メールでのお礼・案内・連絡等々ありますよね。
最近ではLINEを使ったやり取りが多いので、友人や兄弟だったらいいのですが、ビジネスシーンでは・・・。
ありがちな失敗、間違い、ミスを改善していきましょう

 

 

親しき仲にも礼儀あり

 

メールは文語体(ぶんごたい)ですので、ついつい堅い(かたい)印象を与えてしまうものです。
口語体(こうごたい)の様にしたくなる気持ちは痛いほど分かります。

 

私、堅いですか?

 

文語体とは:書き言葉
口語体とは:話し言葉

 

そもそも文語体と口語体は分けて考えられていました。
明治時代に言文一致運動が起こります。
『普段使っている話し言葉を文章に使っていいんじゃねぇ。』って感じです。

 

古典的(こてんてき)な表現方法である文語体。
なので、現在でも俳句や川柳が堅苦しい〔俳句、川柳の方々すみません。〕のは、文語体の文化を継承しているからでしょう。

 

このためメールを打つ時に仲が良いからと『堅苦しくないか』『ちょっとよそよそしいかな』などを考えてしまいがち。
そのためフランクな書き方になるかもしれませんが、それはやめた方がいいでしょう。
『ちょっとぐらいいいか。』と絵文字や顔文字を使うのはダメですよ。(笑)もダメです。

 

相手方が上司にメールの内容を確認してもらうとも限りません。
親しき仲にも礼儀ありですよ。

 

 

漢字の誤変換に要注意!

パソコン、携帯電話、スマートフォンと漢字を書く機会がどんどん減っている昨今。
私も全然書けません。(笑)←メールじゃないからいいでしょ・・・。
笑い事じゃないんですけどね。

 

漢字を書かなくなって困ってしまうのが、『この漢字で合っているのか?』という事です。

書く?
搔く?
描く?
欠く? いや減っちゃダメだろ。

そんなこんなで、漢字の意味を調べなおして『あ~この字で良かったんだ。』となるわけです。
うわっ、まただ。
と、何度もやっているとついつい見落としてしまった漢字が間違えている事ありませんか?

 

だいぶ前のテレビコマーシャルで『さばいばる』の誤変換で、『鯖威張る』というのがありましたね。
あそこまでではないですが、ちょっと共感しちゃうなぁ。(汗)

自分を変えたい人に必要なのは、ちょっとした勇気です。

 

念には念を入れて、細部まで確認して漢字の誤変換をなくしましょう。

 

 

 

送信先、相手先の名前を間違える

 

「あ~あ、終わったな。」って思いますよね。
ビジネスでは私はまだやっていませんが、プライベートでしょっちゅうやらかしています。(泣)

 

彼女に送るはずが母親に。
友人に送るはずが彼女に。
アドレス帳の一つ上、一つ下。
同姓同名の違う友人に。

 

送信先の間違いは、もう挙げたらきりがないですよ。ホントに。

 

取引先や顧客などの名前間違いは契約破綻(けいやくはたん)など重大な損害(そんがい)になりかねません。
送信先の間違いも同様です。
社内秘や機密文書、トップシークレットなどは、「終わったな」です。

 

送信先、担当者の名前、役職、会社名は細心(さいしん)の注意を払って(はらって)くださいね。

 

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ビジネスメールの様式(ようしき)

 

『ビジネスメールはこうあるべき』といったものは存在しません。
・・・しないですよね。
私の不勉強かもしれないので、あったらごめんなさい。

 

ただ、ある程度の様式は存在すると思います。
それを紹介していきます。

 

・件名

こちらに要件(ようけん)を書くのも良いと思います。
メールを開く前にどんな事に対してのメールか一目で分かりますからね。

返信の場合は“Re:”をそのままで送りましょう。
急ぎの場合は、【至急】を先頭につけるのもいいですね。

 

・宛名

◯◯株式会社御中
ご担当:◆◆様

こちらは手紙と一緒ですね。
会社名、組織名(そしきめい)には“御中”
担当者名(たんとうしゃめい)には、“様”

 

あとは極稀(ごくまれ)にですが、相手が通常の組織におらず、出向先などの別の場所に送る時は“気付(きづけ)”を付けます。

 

例:株式会社▲▲ 気付
  ◯◯株式会社
  ご担当:◆◆様

メールは他の人に転送されていたり、他の担当のメールが多く入ってくる人もいます。
宛名を記入する事で対応漏れ(たいおうもれ)が起こりにくくなります。

 

・挨拶文

こちらは簡単な挨拶で構いません。

先日はお世話になりました。
∇∇株式会社の◎◎と申します。

はじめまして。
∇∇株式会社の◎◎と申します。

・本文

なるべく簡潔(かんけつ)な要件のみを書くようにしましょう。
また、三行書いて一行空けるなど、読みやすい構成(こうせい)が好ましいですね。

 

 

・結びの一言

結びの一言があるのと無いのでは、結構(けっこう)な違いがあるものです。
ビジネスメールとしては欠かせないものですね。

 

例:宜しくお願い致します。
  お返事お待ちしております。

などなど。

 

・署名

自分の会社名や組織名、部署名、役職や名前、電話番号、eメールアドレス。
名刺と同じ情報を書きます。

毎回使用するものですので、お使いのメールソフトで設定しておくのが良いでしょう。

 

マネパカード

 

まとめ

 

メール一つかもしれませんが、人となりが表れるものです。
社会人として、ビジネスマンとして、オトナとして、抑えて(おさえて)おきたいマナーのひとつです。
注意しないといけない事、確認するべき事も多いですが、頑張りましょう。

 

『あなたが間違って覚えている言葉遣い』も書きたいのですが、それはまた別の機会に・・・。
ありがとうございました。

 

 

 

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